La inesperada llegada del home office llevó a millones de personas a adoptar una nueva forma de trabajar: ahora se conectan a través de su red doméstica, colaboran desde su computadora personal o utilizan su propio inmobiliario para estar más cómodos. Toda esta modalidad ha hecho ver a las empresas la necesidad de optimizar su gestión financiera actual, ante una aparente serie de gastos no contemplados a inicios del confinamiento.
Tan solo con la reforma a la Ley Federal del Trabajo (en vigor desde enero del 2021), los empleadores ahora deben asumir los costos derivados del teletrabajo, incluyendo el pago de servicios de internet y la parte proporcional de electricidad, así como la facilidad de otorgar, instalar y encargarse del mantenimiento de los equipos necesarios para realizar sus actividades.
La iniciativa nace después de que cerca del 70% de las compañías mexicanas declarara el trabajo desde casa como medida permanente en respuesta a la pandemia, pues a pesar de todo, el home office ha incrementado la productividad de los colaboradores. Por ejemplo, en Europa, ha aumentado en un 82%, de acuerdo con una encuesta de Microsoft.
Pero como suele suceder, a mayor productividad siempre llega la necesidad de realizar más gastos para potenciar el crecimiento del negocio: nuevos softwares, más herramientas y hasta el envío de insumos para fortalecer la relación con los empleados y asegurar su bienestar comenzarán a sumarse a los egresos de las compañías en esta ‘nueva normalidad’.
Una nueva gestión financiera a la distancia
Ante esta nueva cultura laboral, la creación de una nueva política de gestión financiera adaptada al periodo de trabajo en casa se ha vuelto fundamental para el crecimiento de los negocios y su bienestar administrativo de cara a los próximos años (pues el home office llegó para quedarse).
Es importante que no pierdas de vista que la planeación de una nueva gestión financiera no está exenta de otro tipo de desafíos, sobre todo cuando se trata de una rendición transparente de cuentas, mayor cantidad de procesos de facturación y control absoluto de gastos para evitar posibles casos de fraude… todo ello de forma remota.
Bajo este nuevo escenario, mediante nuestra plataforma estamos ayudando a los departamentos de finanzas, sobre todo de las grandes compañías, a automatizar y centralizar los procesos administrativos o de facturación en un solo espacio, transparentar la rendición de cada gasto en la jornada laboral y, sobre todo, mejorar la relación con cada uno de sus colaboradores al empoderarlos con soluciones basadas en la tecnología financiera, sin necesidad de que personal de finanzas y ellos estén en el mismo espacio físico para autorizaciones y planeaciones.
A través de una app conectada a una tarjeta de crédito empresarial y a una plataforma centralizada de gestión, los equipos de finanzas ahora pueden configurar reglas inteligentes que especifican cómo, cuándo y dónde es posible gastar el dinero, al tiempo que tienen visibilidad de cada transacción en tiempo real.
De este modo, se da total libertad a las personas de autogestionar sus gastos, bajo un marco de transparencia y responsabilidad que facilita la gestión financiera y el crecimiento del negocio.
Toma en cuenta estos nuevos gastos para optimizar tu gestión financiera.
Trabajar desde casa implica un uso distinto de los recursos que existen en la oficina. En este sentido, contemplar los siguientes gastos puede ayudarte a renovar tu plan de rendición de cuentas y gestión financiera:
- Tecnología, equipos y gadgets: no solo se trata de proveer a los colaboradores las herramientas necesarias para trabajar, como scanners, impresoras, cámaras web o equipos de diseño, sino que también debe contemplarse la actualización de software e incluso las reparaciones en caso de sufrir algún daño, las cuales deben ser realizadas solo por proveedores autorizados por la compañía.
- Internet y planes de telefonía: si bien lo más probable es que los trabajadores cuentan con internet en casa para actividades de entretenimiento, debes asegurarte de que su ancho de banda sea el adecuado para realizar su trabajo. Asimismo, verificar que el plan de telefonía para realizar ventas o seguimientos sea el ideal para laborar, así como la posibilidad de ampliar las condiciones del servicio en caso de ser necesario.
- Mobiliario de oficina: algunos colaboradores se han visto obligados a adaptar espacios, como el dormitorio o el comedor, para crear una estación de trabajo. Si crees que su actividad requiere mejoras, contempla gastos en mobiliario de oficina como sillas, escritorios, monitores, lámparas e incluso artículos de papelería como libretas, bolígrafos, marcadores, grapas, etc.
3 consejos para tu nuevo plan de gestión financiera de trabajo remoto
Desarrollar este nuevo plan de gastos lo antes posible te ayudará a tener mayor transparencia del estado y gestión financiera de tu empresa de cara a la segunda parte del año. Sigue estos 3 tips para implementar una nueva política de rendición de gastos:
- Reúne la mayor cantidad de gastos que han tenido (o tendrán) tus colaboradores en su día a día, para contemplar todas las posibilidades de egresos. Hablar con los managers, e incluso con los equipos directamente, te ayudará a comprender algunas otras necesidades.
- Facilita los procesos de solicitud de fondos para que cada empleado pueda autogestionarse. Con ello estarás aumentando la productividad de tus equipos y eliminando los largos trámites burocráticos. Una tarjeta de crédito corporativa puede ser una excelente opción.
- Por último, compara el impacto de tu nueva gestión financiera con la política de gastos anterior, a fin de optimizar tu nuevo proceso, ya sea en cuanto al control del dinero, proceso o solicitudes.
La manera de trabajar de tus colaboradores no volverá a ser la misma: ahora es mucho más rápida, digital, hiperconectada y transparente que nunca. Por ello, la gestión financiera de tu negocio o empresa también debe corresponder a estas necesidades, y ante ello, plataformas como Mendel pueden ser un aliado tecnológico importante que te ayude a cumplir con tus metas.
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